PERSONUPPGIFTSPOLICY FÖR KONSULTER

VOLVO behandlar personuppgifter inom samtliga eller vissa av följande kategorier:

• Individrelaterad information, till exempel namn, födelsedatum, kön, nationalitet, språkval, foto
• Organisationsrelaterad information, till exempel konsultnummer, beskrivning av tjänster, arbetsplats, affärsenhet, avdelning, chef, underställd personal
• Kontaktinformation, till exempel arbetsplatsadress, hemadress, e-postadress, telefonnummer
• Administrativ konsultinformation, till exempel konsultavtal och information om uppdragets startdatum och slutdatum
• Tidsinformation, till exempel arbetstider, arbetade timmar
• Säkerhetsrelaterad information, till exempel passerkort, behörigheter och användning av passerkort och behörigheter
• Arbetsmiljörelaterad information, till exempel information om arbetsrelaterade incidenter
• Information om tillverkning/reparation/service, till exempel spårning och loggning av aktiviteter som du utför i samband med underhåll, reparation eller service på fordon
• Information om kompetens, till exempel studiehandlingar och utbildningsaktiviteter
• Administrativ information om resor, till exempel information om affärsresor, bokningsuppgifter, passnummer, reseräkningar och reseersättningar
• Information om helpdesk och support, till exempel frågor från dig/din VOLVO-chef/HR relaterade till ditt uppdrag eller din IT-utrustning eller support som ges för detta
• IT-relaterad information, till exempel användar-ID, lösenord, inloggningsuppgifter samt data och loggar om ditt användande av VOLVOs IT-utrustning, IT-applikationer eller IT-tjänster enligt VOLVOs IT-policyer, när så är tillämpligt

Det framhålls särskilt att vissa aspekter av hälso- och säkerhetsrelaterad information betraktas som känsliga personuppgifter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning och ska hanteras med extra försiktighet. Det framhålls särskilt att känsliga personuppgifter bara får behandlas med anledning av rättslig förpliktelse och/eller uttryckligt samtycke.

Observera dessutom att vissa fordonsgenererade data (till exempel fordons-/chassinummer, signaler osv.) genereras automatiskt när du använder en Volvoägd produkt, till exempel en lastbil. VOLVO använder dock inte sådana uppgifter i annat fall än i samband med testningsaktiviteter eller kvalitetsproblemlösning eller i produktutvecklingssyften.

VOLVO kan även behandla en begränsad mängd personuppgifter (namn och kontaktuppgifter) om personer som du anger som personer som ska kontaktas av VOLVO i en nödsituation.

VOLVO behandlar dina personuppgifter på någon av följande rättsliga grunder. Se även ytterligare detaljer nedan.

• Avtalsförpliktelse. Till exempel VOLVO måste behandla dina personuppgifter för att fullgöra tjänsteavtalet som ingåtts med din arbetsgivare.

• Berättigade intressen. VOLVOs berättigade intressen är normalt att sköta sin dagliga verksamhet, säkra sina anläggningar och utrustning och genomföra internkontroller. För att säkerställa att VOLVOs behandling av personuppgifter grundar sig på intresseavvägning gör VOLVO en bedömning från fall till fall. Till exempel kan VOLVO behöva behandla vissa personuppgifter för att möjliggöra administration av dina affärsrelaterade resor där VOLVOs berättigade intressen är att sköta sin dagliga verksamhet eller för att granska statusen på sin IT-utrustning där VOLVOs berättigade intressen är att säkra sin utrustning.

I undantagsfall och endast när ingen annan rättslig grund kan tillämpas kan VOLVO be dig om ditt samtycke till att behandla dina personuppgifter. Om samtycke används har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke. Ett återkallande gör dock inte den behandling som grundade sig på ditt samtycke innan du återkallade det olaglig.

VOLVO kommer att behandla dina personuppgifter, enligt exemplen ovan, i följande syften.

Administration (grundar sig normalt på avtalsförpliktelse och/eller intresseavvägning)

• Möjliggöra registrering av dig i VOLVOs system och allmän administration av ditt uppdrag hos VOLVO
• Möjliggöra korrekt licensanvändning
• Möjliggöra upprätthållande av ett aktuellt organisationsschema och register över konsulter, däribland produktion av interna rapporter och intern statistik
• Möjliggöra uppföljning av projekt

Rapportering (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse och/eller intresseavvägning)

• Möjliggöra rapportering till myndigheter för att uppfylla lagkrav
• Möjliggöra spårning av din arbetstid för att kunna fakturera din arbetsgivare

Arbetsmiljö och produktsäkerhet (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse och/eller intresseavvägning)

• Möjliggöra fullgörande av VOLVOs förpliktelser att tillhandahålla en säker arbetsmiljö (däribland kontroll och förhindrande av obehörig åtkomst till VOLVOs fastigheter eller utrustning) och andra arbetsmiljöförpliktelser enligt arbetsmiljö- eller arbetsrättslagstiftning
• Möjliggöra fullgörande av VOLVOs förpliktelser avseende produktsäkerhet och produktkvalitet

Din utveckling och dina aktiviteter (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse och/eller avtalsförpliktelse och/eller intresseavvägning)

• Möjliggöra aktiviteter som rör kompetensutveckling
• Möjliggöra och föreslå studie- och utbildningsaktiviteter

Aktiviteter relaterade till anställds arbete (grundar sig normalt på rättslig förpliktelse och/eller avtalsförpliktelse och/eller berättigat intresse)

• Möjliggöra för dig att utföra dina arbetsuppgifter, som att skriva e-postmeddelanden eller upprätta dokument, rapporter, presentationer, ritningar med mera
• Möjliggöra affärsresor
• Möjliggöra att svara på frågor från dig/din VOLVO-chef/HR avseende ditt uppdrag eller IT-utrustning eller IT-tjänster eller tillhandahålla nödvändigt stöd för att du ska kunna utföra dina arbetsuppgifter
• Möjliggöra uppföljning av VOLVOs policyer, däribland Volvokoncernens uppförandekod och VOLVOs IT-policyer, när så är tillämpligt, för att säkerställa att sådana policyer följs och för att utreda misstänkta förbjudna aktiviteter

Forskning och utveckling och kvalitetsproblemlösning (grundar sig normalt på berättigat intresse)

• Möjliggöra forsknings- och utvecklingsaktiviteter relaterade till Volvoprodukter (till exempel lastbilar), däribland användandet av fordonsdata som genereras när du har använt en Volvoägd produkt (se ovan)
• Möjliggöra lösningar på kvalitetsproblem relaterade till Volvoprodukter (till exempel lastbilar), däribland användandet av fordonsdata som genereras när du har använt en Volvoägd produkt (se ovan)

VOLVO inhämtar i första hand dina personuppgifter från dig personligen, din VOLVO-chef, din arbetsgivare eller HR eller annan tredje part som du har hänvisat oss till för inhämtande av dina personuppgifter. Vissa personuppgifter kan också vara automatiskt genererade från VOLVOs IT-system, till exempel när ett användar-ID skapas.

Personuppgifter är ett krav och en nödvändighet för att fullgöra ditt konsultavtal, vilket inte kan ingås utan nödvändiga personuppgifter.

VOLVO delar normalt inte dina personuppgifter med någon utanför Volvokoncernen om detta inte krävs enligt tillämpliga lagar och förordningar. VOLVO kan dock, om det är nödvändigt för att fullfölja personuppgiftsbehandlingen, dela dina personuppgifter med andra bolag inom Volvokoncernen, inklusive bolag utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EU/EES). Volvo kan också, om det är nödvändigt för att fullfölja personuppgiftsbehandlingen, dela dina personuppgifter med utomstående leverantörer (tredje part), inklusive leverantörer utanför EU/EES.

VOLVO kommer att se till att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits för att ge dina personuppgifter ett fullgott skydd enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Det kan till exempel röra sig om användande av avtal för företagsintern eller extern personuppgiftsbehandling som bygger på EU-godkända standardavtalsklausuler eller Privacy Shield-överenskommelsen (skölden för skydd av privatlivet) mellan EU och USA eller andra liknande mekanismer som från tid till annan har erkänts eller godkänts av berörda myndigheter. Om du har frågor om denna överföring kan du kontakta VOLVOs dataskyddsombud.

VOLVO behåller normalt dina personuppgifter så länge konsultavtalet gäller. Efter att ditt konsultavtal har upphört kommer VOLVO endast att behålla de personuppgifter som bedöms nödvändiga för att uppfylla de syften för vilka de samlades in och endast fram till dess sådana syften har uppfyllts eller så länge det krävs för att fullgöra lokala rättsliga förpliktelser eller uppfylla rättsliga krav i händelse av en faktisk, aviserad eller befarad tvist eller fordran.  

Du har rätt att begära information av VOLVO om vilka personuppgifter som VOLVO behandlar om dig och att få tillgång till dessa personuppgifter. Du har också rätt att begära att felaktiga personuppgifter rättas och att dina personuppgifter raderas. Dessutom har du rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, vilket innebär att du begär att VOLVO begränsar sin behandling av dina personuppgifter under vissa omständigheter. Det finns också en möjlighet för dig att göra invändningar mot behandling som grundar sig på berättigat intresse eller behandling i direktmarknadsföringssyfte. Du har även rätt till dataportabilitet (överföring av dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig) om VOLVOs behandling av dina personuppgifter grundar sig på samtycke eller på avtalsförpliktelser och är automatiserad.

Du har också rätt att inge klagomål du kan tänkas ha angående VOLVOs behandling av dina personuppgifter hos en tillsynsmyndighet (i Sverige Datainspektionen). Om du vill ha mer information om dina rättigheter och hur du utövar dem kan du kontakta VOLVOs dataskyddsombud. 

Mer information om rättigheter för registrerade vid personuppgiftsbehandling